在液化天然气油料等行业，在与供应商之间的进出口贸易过程中，总是少不了会出现磅差的情况，因此就需要有磅差的约定。那什么是磅差呢？磅差指的是，供应方在发货时提供的磅单与购买方实际验收过磅数量之间的差额。一般磅差条款适用于能够称重计量产品的购销合同，常用的磅差标准范围是千分之三，交货数量通常会以购买方验收过磅的实际数量为准。若买方验收过磅数量与供应方发货磅单有误差，在千分之三的范围内，按购买方称重的实际磅数为准，超出千分之三的部分，供应方有权要求以第三方公磅数为准，公磅费用由失误方承担。
外贸公司在采购销售的时候出现磅差要怎么处理？需要从以下四方面考虑问题：
方面一：与供应商之间的约定。这就需要在合作初始的合同协议上就将要求约定好。
方面二：结算方式。若是在结算环节，是按照货物的实际数量或入库数量为标准，通过让供应商补货，或红字FP处理。
方面三：成本保证。若误差在某个合理范围，且以对方出库数量为准的情况下，磅差算在运输合理损耗范围里。这样的情况，理论上首先保证总成本，调整每次入库数量，单位成本也随之调整，产生的损耗直接反应到存货使用去向中，例如：直接销售、领料生产等。
方面四：出入库调整。一些外贸公司有采购考量，或者与供应商对账等因素影响，想要让总成本一致的情况下，单价也是一致的，这个时候就需要对出入库进行调整了。可以根据基既有规定，将入库前发生的采购费用计入采购成本；存在磅差的，以采购总价进行统计，根据实际数量进行入库，再对应的调整单价；对于产品磅差属于正常损耗的，统计到期间费用（管理费用）中就行。
什么是出库成本核算？指的是根据物料的入库成本，及期初余额，按照确定的计价方法核算出的出库成本。出库成本的核算，一般有加权平均法、移动平均法、先进先出法，还包括其他个别特殊产品的计价法。一般流程是：核算单据—>出入序列—>核算范围确定—>物料计价方法确定—>合法性检查—>核算。通过外贸软件，只要输入初始数据，出库成本自动生成，一般在后台调用数据用到的功能模块包括：成本管理、存货核算、出库成本核算。
若是采购到货后发现商品的质量或者是数量不合格，要如何处理？
当商品的质量不合格时，需要供应方在保证质量合格的情况下，紧急替换或者就近少量采购，或者同行换货；当商品的数量不符时，需要与供应方确定是由于发货遗失或者是物流运输问题，通过协商确定赔偿结果。一般索赔的过程复杂，周期比较长，采购方需要做好心理准备。为了尽量避免这种情况的发生，在最初的合作的时候，就要与供应方强调质量和产品的外包装，避免出现到货后不合格的情况。像设备采购，就需要一定要质保金，因为设备经常出现维修问题，留质保金是为了防止供方不处理时，自己处理维修所用到的费用，具体金额多少要双方协商规定。
